Przygotowanie cateringu podczas szkolenia nie powinno zaczynać się od wyboru rodzaju ciastek czy liczby termosów z kawą. Najpierw trzeba spojrzeć na program wydarzenia, jego długość, godzinę rozpoczęcia, liczbę uczestników oraz charakter zajęć. Innych warunków wymaga trzygodzinne spotkanie rozpoczynające się rano, a innych całodniowy warsztat kończący się późnym popołudniem. Dobrze zaplanowane przerwy pozwalają uczestnikom odpocząć, napić się, zjeść i porozmawiać, a prowadzącemu dają czas na przygotowanie kolejnej części zajęć.
Długość szkolenia określa zakres potrzebnego cateringu
Podczas krótkiego wydarzenia często wystarczy woda, kawa, herbata i niewielkie przekąski. Jeśli spotkanie trwa dwie lub trzy godziny, organizowanie pełnego lunchu może nie mieć większego uzasadnienia. Sytuacja zmienia się przy szkoleniu zajmującym większość dnia.
Przy programie trwającym sześć, siedem czy osiem godzin warto przewidzieć co najmniej kilka krótkich przerw oraz dłuższą przerwę obiadową. Uczestnicy nie powinni zastanawiać się w połowie zajęć, czy zdążą znaleźć restaurację i wrócić przed kolejnym blokiem.
Harmonogram merytoryczny powinien uwzględniać przerwy od początku
Przerwa nie jest czasem straconym
Jednym z błędów podczas planowania szkoleń jest najpierw wypełnienie całego dnia materiałem, a dopiero później próba znalezienia miejsca na kawę i lunch. W efekcie przerwy są zbyt krótkie albo wypadają w przypadkowych momentach.
Znacznie lepiej rozplanować je razem z blokami szkoleniowymi. Po intensywnej części teoretycznej można przewidzieć kilkanaście minut odpoczynku, a dłuższą przerwę umieścić mniej więcej w środku wydarzenia.
Godzina rozpoczęcia wpływa na moment podania posiłku
Szkolenie rozpoczynające się o 8:00 może wymagać wcześniejszego lunchu niż wydarzenie zaczynające się o 10:00. Nie warto automatycznie przyjmować jednej godziny obiadowej dla każdego programu.
Trzeba też pamiętać o uczestnikach przyjeżdżających z dalszych części miasta. Osoba, która wyszła z domu bardzo wcześnie, może potrzebować pierwszej przerwy wcześniej niż ktoś uczestniczący w spotkaniu rozpoczynającym się w południe.
Serwis kawowy można zorganizować na kilka sposobów
Serwis dostępny przez cały dzień daje dużą swobodę
Jednym z wygodniejszych rozwiązań jest stała strefa z napojami dostępna od początku do końca wydarzenia. Uczestnicy mogą skorzystać z niej przed szkoleniem, podczas oficjalnych przerw oraz w innych dogodnych momentach.
Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie podczas warsztatów, w których poszczególne grupy mogą kończyć zadania w nieco innym czasie. Wymaga jednak regularnego uzupełniania wody, kawy, herbaty i naczyń.
Serwis przygotowywany tylko na przerwy pomaga kontrolować koszty
Drugą możliwością jest podawanie napojów i przekąsek o konkretnych godzinach. Catering może przygotować wszystko tuż przed przerwą, a po jej zakończeniu uporządkować przestrzeń.
Taki wariant jest łatwiejszy do rozliczenia, ale wymaga większej punktualności. Jeśli program przesunie się o 20 minut, trzeba poinformować obsługę, aby kawa i przekąski nie czekały niepotrzebnie.
Kawa i herbata to dopiero początek dobrego serwisu
W strefie kawowej warto zapewnić również wodę. Najlepiej, aby była dostępna przez cały czas trwania szkolenia, a nie tylko podczas oficjalnych przerw. W zależności od charakteru wydarzenia można ustawić butelki na stołach albo przygotować osobny punkt z wodą.
Przy kawie i herbacie należy pamiętać o dodatkach. Mleko, alternatywa roślinna, cukier, słodziki, cytryna czy serwetki wydają się drobnymi elementami, ale ich brak jest szybko zauważalny.
Przekąski powinny być wygodne do jedzenia podczas krótkiej przerwy
Skomplikowane potrawy nie sprawdzają się przy piętnastominutowej przerwie
Podczas krótkiego odpoczynku uczestnicy chcą napić się kawy, skorzystać z toalety i przez chwilę porozmawiać. Przekąski powinny więc być łatwe do wzięcia i zjedzenia bez konieczności siadania przy osobnym stole.
Dobrze sprawdzają się niewielkie kanapki, owoce, porcjowane wypieki oraz inne produkty, które nie wymagają używania wielu sztućców. Przy wyborze menu warto zwrócić uwagę również na to, czy jedzenie nie jest nadmiernie kłopotliwe lub brudzące.
Miejsce serwowania cateringu wpływa na przebieg przerwy
Catering ustawiony w głównej sali jest wygodny organizacyjnie, ale nie zawsze korzystny dla uczestników. Jeśli przerwa odbywa się dokładnie przy stanowiskach szkoleniowych, grupa w praktyce przez cały dzień pozostaje w tym samym otoczeniu.
Oddzielna strefa daje możliwość wstania, przejścia kilku kroków i swobodniejszej rozmowy. Jednocześnie prowadzący może wykorzystać pustą salę do zmiany prezentacji, przygotowania materiałów lub przestawienia części wyposażenia.
Przy wyborze sali warto od razu zapytać o zaplecze cateringowe
Nie każda przestrzeń szkoleniowa ma osobne foyer, kuchnię lub miejsce pozwalające przygotować bufet bez przeszkadzania w zajęciach. Jeśli wydarzenie ma trwać cały dzień, warto sprawdzić tę kwestię przed podpisaniem umowy. Porównując sale szkoleniowe Warszawa, dobrze jest więc zwrócić uwagę nie tylko na samo pomieszczenie do prowadzenia zajęć, lecz także na przestrzeń, w której uczestnicy będą mogli wygodnie spędzić przerwę i zjeść posiłek.
Liczbę porcji trzeba ustalić rozsądnie
Lista zapisanych osób może różnić się od rzeczywistej frekwencji
Jeżeli na szkolenie zapisano 30 osób, zamówienie dokładnie 30 porcji wydaje się naturalne. W praktyce mogą jednak pojawić się dodatkowi uczestnicy, prowadzący, organizatorzy lub obsługa, których wcześniej nie uwzględniono.
Z drugiej strony zamawianie bardzo dużego zapasu prowadzi do niepotrzebnego marnowania żywności. Najlepiej ustalić z firmą cateringową, do kiedy można dokonać ostatecznej korekty liczby porcji.
Potrzeby żywieniowe należy zebrać przed wydarzeniem
Pytanie o dietę powinno pojawić się już przy zapisach
Informacje dotyczące sposobu żywienia najlepiej zbierać razem z rejestracją na szkolenie. Pozwala to odpowiednio wcześnie zamówić posiłki i uniknąć nerwowego szukania alternatywy w dniu wydarzenia.
W zależności od grupy mogą być potrzebne opcje:
- wegetariańskie,
- wegańskie,
- bezglutenowe,
- bezlaktozowe,
- uwzględniające określone alergie.
Nie należy przy tym traktować każdej preferencji tak samo jak alergii. Firma cateringowa powinna otrzymać jasną informację, które wymagania dotyczą bezpieczeństwa uczestnika.
Posiłki specjalne powinny być czytelnie oznaczone
Jeżeli na jednym stole znajduje się kilka wersji podobnie wyglądającego dania, uczestnicy nie powinni zgadywać, która z nich jest wegańska albo bezglutenowa. Proste etykiety znacznie usprawniają korzystanie z bufetu.
Przy alergiach warto ustalić z dostawcą dokładny skład potraw oraz sposób ich przygotowania. Samo oznaczenie produktu jako „bez orzechów” nie zawsze daje wystarczającą informację, jeśli uczestnik ma poważną alergię i znaczenie może mieć również kontakt z innymi produktami podczas przygotowania.
Lunch podczas całodniowego szkolenia wymaga więcej czasu
Obiad w formie bufetu usprawnia obsługę większej grupy
Bufet pozwala uczestnikom samodzielnie wybrać dania i rozpocząć posiłek bez czekania na obsługę każdego stolika. Jest szczególnie wygodny wtedy, gdy przerwa ma określoną długość.
Trzeba jednak zadbać o odpowiednią organizację przestrzeni. Jeśli 40 osób ustawi się w jednej kolejce do jednego punktu, pierwsze osoby mogą kończyć posiłek, gdy ostatnie dopiero nakładają jedzenie.
Przy większych wydarzeniach warto rozważyć ustawienie potraw w taki sposób, aby dostęp do nich był możliwy z kilku stron.
Serwisowany obiad daje większy komfort, ale trwa dłużej
Posiłek podawany do stołu może dobrze pasować do bardziej formalnego wydarzenia. Wymaga jednak odpowiedniego miejsca, obsługi oraz większej ilości czasu.
Jeżeli przerwa obiadowa trwa 30 minut, pełny serwis kelnerski może być trudny do przeprowadzenia. Przy takim rozwiązaniu harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty czas potrzebny na podanie i zebranie naczyń.
Lunch poza obiektem może być dobrym rozwiązaniem tylko w określonych warunkach
Jeżeli w budynku nie ma możliwości zorganizowania posiłku, można skorzystać z pobliskiej restauracji. Rozwiązanie jest wygodne, gdy lokal znajduje się kilka minut spacerem od sali i jest przygotowany na jednoczesne przyjęcie całej grupy.
Wchodzenie bez wcześniejszej rezerwacji z kilkudziesięcioma uczestnikami może znacząco wydłużyć przerwę. Warto więc wcześniej uzgodnić liczbę miejsc, godzinę przybycia i sposób zamawiania.
Długość przerwy powinna odpowiadać jej przeznaczeniu
Krótka przerwa kawowa może trwać około kilkunastu minut, ale jej długość należy dopasować do liczby osób i zaplecza. Jeśli kilkudziesięciu uczestników ma do dyspozycji jeden ekspres do kawy i niewielką toaletę, bardzo krótka przerwa będzie trudna do utrzymania.
Na lunch trzeba przeznaczyć więcej czasu. Liczy się nie tylko samo jedzenie, ale również przejście do strefy cateringowej, ewentualna kolejka i powrót do sali.
| Rodzaj przerwy | Co należy uwzględnić? |
|---|---|
| Krótka przerwa kawowa | Napoje, toaleta, szybka przekąska |
| Dłuższa przerwa kawowa | Przekąski, rozmowy, odpoczynek |
| Lunch w obiekcie | Wydanie posiłków, jedzenie, powrót |
| Lunch w restauracji | Dojście, obsługa, płatność, powrót |
| Przerwa podczas warsztatów | Możliwość przygotowania kolejnego ćwiczenia |
Jeden ekspres może nie wystarczyć dla dużej grupy
Przepustowość strefy kawowej jest ważniejsza, niż się wydaje
Jeżeli przygotowanie jednej kawy trwa około minuty, kolejka kilkunastu osób może zająć większą część przerwy. Problem pojawia się zwłaszcza rano, gdy wiele osób chce skorzystać z ekspresu jednocześnie.
Przy większych grupach warto przygotować kilka punktów z napojami albo zastosować termosy z wcześniej przygotowaną kawą. Herbata, woda i dodatki mogą znajdować się na osobnym stole, aby osoby niepijące kawy nie musiały stać w tej samej kolejce.
Porządek w strefie cateringowej wpływa na wygodę uczestników
Przy bufecie powinno znaleźć się miejsce na zużyte naczynia, kubki i serwetki. Jeśli uczestnicy nie wiedzą, gdzie je odłożyć, szybko pojawiają się przypadkowe stosy naczyń na stołach.
Obsługa powinna regularnie kontrolować strefę, uzupełniać produkty i usuwać odpady. Szczególnie przy serwisie dostępnym przez cały dzień pozostawienie wszystkiego bez nadzoru może sprawić, że po kilku godzinach przestrzeń przestanie wyglądać estetycznie.
Nadmiar jedzenia nie jest oznaką lepiej przygotowanego wydarzenia
Organizatorzy czasem zamawiają duży zapas z obawy, że czegoś zabraknie. Bezpieczny margines ma sens, ale kilkadziesiąt procent dodatkowych porcji najczęściej prowadzi do marnowania żywności i zwiększa koszt wydarzenia.
Lepszym rozwiązaniem jest rozsądne oszacowanie frekwencji oraz wybór menu, które można łatwo uzupełniać. Warto także zapytać dostawcę, co dzieje się z niewykorzystanym jedzeniem i czy istnieje możliwość jego zapakowania zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Koszt cateringu należy analizować razem z zakresem usługi
Najtańsza cena za osobę nie musi oznaczać najkorzystniejszej oferty. Jedna firma może dostarczyć wyłącznie jedzenie, podczas gdy druga zapewni również zastawę, ekspresy, obsługę, przygotowanie stołów i sprzątanie.
Przed zamówieniem warto ustalić, czy cena obejmuje:
- transport,
- przygotowanie bufetu,
- naczynia i sztućce,
- obsługę,
- uzupełnianie serwisu,
- odbiór wyposażenia,
- sprzątanie strefy cateringowej.
Dzięki temu można porównywać rzeczywisty koszt całej usługi, a nie tylko cenę pojedynczej porcji.
Catering powinien być zsynchronizowany z prowadzącym
Osoba prowadząca szkolenie powinna znać plan przerw, a obsługa cateringowa – aktualny harmonogram wydarzenia. Jeśli blok szkoleniowy przedłuży się o kilka minut, dobrze mieć możliwość szybkiego przekazania tej informacji.
Szczególnie ważny jest lunch. Gorący posiłek przygotowany na 13:00 nie powinien czekać do 13:40 tylko dlatego, że prowadzący nie wiedział o ustalonej godzinie serwowania.
Przed rozpoczęciem szkolenia warto sprawdzić strefę cateringu
Krótka kontrola pozwala wychwycić drobne problemy, zanim zauważą je uczestnicy. Warto sprawdzić, czy jest wystarczająco dużo kubków, wody, serwetek i dodatków do napojów, a także czy pojemniki oraz dania zostały prawidłowo opisane.
Dobrze również przejść trasę pomiędzy salą a strefą cateringową. Jeśli uczestnicy muszą przechodzić przez inną konferencję albo korzystać z nieoznaczonego korytarza, lepiej rozwiązać tę kwestię przed pierwszą przerwą.
FAQ – catering podczas szkolenia
Ile przerw kawowych zaplanować podczas całodniowego szkolenia?
Najczęściej potrzebnych jest kilka przerw rozmieszczonych pomiędzy blokami zajęć. Ich dokładna liczba powinna wynikać z długości programu, intensywności szkolenia oraz planowanej przerwy obiadowej.
Czy kawa i herbata powinny być dostępne przez cały dzień?
Nie jest to konieczne, ale stały serwis jest wygodny przy dłuższych wydarzeniach. Alternatywą jest przygotowywanie napojów wyłącznie na określone przerwy.
Jak wcześnie zebrać informacje o dietach?
Najlepiej już podczas rejestracji uczestników. Firma cateringowa powinna otrzymać ostateczne informacje odpowiednio wcześnie przed wydarzeniem.
Ile czasu przeznaczyć na lunch?
Zależy to od sposobu podania posiłku. Bufet w tym samym obiekcie pozwala zwykle sprawniej obsłużyć grupę, natomiast wyjście do restauracji wymaga uwzględnienia czasu na dojście i powrót.
Czy catering powinien znajdować się poza salą szkoleniową?
Jeżeli obiekt daje taką możliwość, oddzielna strefa jest zazwyczaj wygodniejsza. Pozwala uczestnikom zmienić otoczenie podczas przerwy, a prowadzącemu spokojnie przygotować kolejny blok zajęć.
